Vous intégrez le département Gouvernance/Secrétariat général composé de 4 personnes sous la responsabilité du Secrétaire général de la Banque. Vous participez aux tâches du département destinées à la Banque, ses succursales en Italie, Espagne et Portugal et certaines de ses filiales. Plus précisément, vos missions principales sont :

• Directives et procédures :

Publication et suivi des directives et procédures internes via l’outil interne.

• Gestion de la documentation contractuelle :

Mise à jour et publication de la documentation contractuelle destinée à la clientèle pour le Luxembourg et toutes les succursales.

• Gestion des sociétés du groupe et des participations :

Assistance au suivi et gestion de la documentation nécessaire pour les Conseils d’Administration (CA) et Assemblées Générales (AG) des sociétés immobilières et des participations du groupe

• Relations avec les autorités de contrôle :

Constitution et envoi des dossiers d’autorisation pour les courtiers, sous-courtiers en assurance et administrateurs auprès des autorités compétentes et ombudsmen (CAA, ARIF), en lien avec les autres départements.

Suivi et mise à jour des dossiers des Wealth Managers exerçant en Suisse et en France.

• Gestion des signatures et mandats :

Mise en place et suivi des cartes Luxtrust et des cartes de démarcheurs pour les sites concernés ainsi que la mise à jour des pouvoirs de signature de la Banque et des délégations de pouvoirs de crédit.

• Gestion des assurances :

Suivi des assurances du groupe et de la banque, renouvellement des polices, gestion des sinistres et des factures via l’outil Odyssée.

• Divers :

Réalisation de due diligence, gestion des demandes diverses (traductions, certificats de résidence, affaires fiscales), mise à jour des documents du site web, gestion des factures (LBR, Infogreffe, Assurance, Abonnements).

• Bachelor au minimum, idéalement en droit, finance, gestion ou domaine connexe.

• Première expérience professionnelle de 1 à 3 ans, idéalement acquise au sein d’une banque ou d’une institution financière.

• Goût pour l’apprentissage de nouvelles compétences informatiques.
• Organisation et capacité à respecter les délais.
• Sociabilité et aptitude au travail en équipe.
• Proactivité dans la mise à jour de la documentation et des procédures internes
• La connaissance de l’italien et/ou de l’espagnol constitue un atout supplémentaire.

• Maîtrise des outils de bureautique : Word, Excel, PowerPoint, PDF Pro.